Dienstreisen sollen nur durchgef¨¹hrt werden, wenn sie aus dienstlichen Gr¨¹nden notwendig sind und eine kosteng¨¹nstigere Erledigung des Dienstgesch?fts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsm?glichkeiten nicht m?glich oder nicht sinnvoll ist.

360Ö±²¥°É sind wirtschaftlich durchzuf¨¹hren und zeitlich auf das notwendige Ma? zu beschr?nken.
Bei der Wahl des Bef?rderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu ber¨¹cksichtigen.

Die Reisekostenverg¨¹tung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten schriftlich zu beantragen.

Budgetverantwortung

Das zu belastende Abrechnungsobjekt oder die zu belastenden Abrechnungsobjekte sind auf dem Dienstreiseantrag zu vermerken. Eine Reisekostenerstattung kann nur erfolgen, wenn die Mittel zum Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung zur Verf¨¹gung stehen und bei Drittmittelprojekten die Verausgabung den F?rderrichtlinien entspricht.
Bitte beachten 360Ö±²¥°É, dass mit der Unterschrift des*der Abrechnungsobjektverantwortlichen die Verantwortung f¨¹r die Kostendeckung auf der angegebenen Buchungsstelle ¨¹bernommen wird.

Auf die genehmigte Dienstreise k?nnen 360Ö±²¥°É rechtzeitig vor Reisebeginn eine Abschlagszahlung f¨¹r bereits entstandene Kosten und voraussichtlich entstehenden Kosten (Fahrkosten und Teilnehmergeb¨¹hren) stellen.
Hierf¨¹r muss die Dienstreisegenehmigung im Original inkl. Belege der entstandenen und voraussichtlich entstehenden Kosten sowie das Formular "Antrag auf Gew?hrung eines Abschlages" bei der Reisestelle eingereicht werden.
Abschlagszahlungen unter 100,00 € sollten m?glichst vermieden werden.

Beachten 360Ö±²¥°É hierbei bitte unbedingt, dass die Reise auch hier innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten abgerechnet werden muss. Soweit dies nicht erfolgt, wird die Reisestelle den Abschlag zur¨¹ckfordern.

Sobald bekannt ist, dass eine Dienstreise nicht angetreten wird, f¨¹r die bereits ein Abschlag gezahlt wurde, ist unverz¨¹glich die Reisestelle zu informieren.

Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung.

Wird die Dienstreise an der Dienstst?tte angetreten oder beendet, tritt diese an die Stelle der Wohnung.

Grunds?tzlich sind jeweils nur die notwendigen Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse erstattungsf?hig. 

Fahrkosten

Ab 01.01.2022 k?nnen f¨¹r Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden die entstandenen Fahrkosten der 1. Klasse erstattet werden. Liegt bei dem Dienstreisenden eine Behinderung mit einem Grad von mindestens 50 und einem Schwerbehindertenausweis mit Merkzeichen G, aG, GI, BI, Tbl oder H vor, werden die Kosten der 1. Klasse grunds?tzlich erstattet.

Flugkosten

Bei Flugreisen werden grunds?tzlich die Kosten der niedrigsten buchbaren Bef?rderungsklasse erstattet. F¨¹r den Fall, dass die reine Flugzeit mind. f¨¹nf Stunden betr?gt, k?nnen die Kosten der n?chsth?heren Bef?rderungsklasse erstattet werden. Das Einverst?ndnis der/des Budgetverantwortlichen ist im Vorfeld einzuholen.

Firmenkundenrabatt der Deutschen Bahn bei Dienstreisen (bahn.corporate)

Die f¨¹r die Universit?t Paderborn g¨¹ltige Kundennummer entnehmen 360Ö±²¥°É bitte Ihrer Dienstreisegenehmigung, da eine Ver?ffentlichung der Kundennummer nur hochschulintern erfolgen darf. Laut Reisekostengesetz NRW m¨¹ssen die DB-Fahrkarten f¨¹r Dienstreisen mit dem Firmenkundenrabatt erworben werden.

Der Firmenkundenrabatt betr?gt seit dem 01.01.2014: 5%.

Online Buchung per PC:
360Ö±²¥°É k?nnen Ihr Ticket direkt an jedem PC mit Internetverbindung und Drucker, also nicht nur an Ihrem Arbeitsplatz-PC, online buchen und selbst ausdrucken. Dieser ?Online-Schalter¡° ist 24 Stunden erreichbar. Gezahlt wird mit der Kreditkarte.
Weitere Vorteile des Online-Buchens sind:

- Erstellung von Online-Tickets/Reservierungen bis 10 Minuten vor Abfahrt mit sofortigem Ausdruck.

- Kostenfreie Online-Stornierung bis vor dem 1. Geltungstag m?glich.

- Die Identifizierung erfolgt im Zug mit BahnCard Business, Kreditkarte, oder EC-Karte/Maestro

- Die Sitzplatzreservierung betr?gt aktuell 5,20 € pro Fahrstrecke in der 2. Klasse

Vor Ihrer ersten Online-Buchung m¨¹ssen 360Ö±²¥°É sich nur registrieren lassen. Schicken 360Ö±²¥°É dazu bitte eine E-Mail mit Ihrem Namen, Vornamen, an die Reisestelle. In der Reisestelle wird man diese Daten aufnehmen und Ihre Registrierung bei der Deutschen Bahn veranlassen. Nach erfolgter Registrierung bekommen 360Ö±²¥°É eine E-Mail mit einem Link, ¨¹ber den 360Ö±²¥°É sich bei der Bahn AG anmelden und Ihren pers?nlichen Firmenkunden-Account anlegen k?nnen. Mehr hierzu unter: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Kauf am Bahnhofschalter:
360Ö±²¥°É erwerben Ihr Bahnticket wie gewohnt am Schalter, z. B beim Reisezentrum im Hauptbahnhof Paderborn. Teilen 360Ö±²¥°É dem Verkaufspersonal dort bitte nur mit, dass die Fahrt ¨¹ber die FKR-Nummer der Universit?t buchen m?chten und halten diese bereit. Dies geht ¨¹brigens an jedem deutschen Bahnhof mit Personal.

Kauf am Fahrkartenautomaten:
Der Kauf einer Fahrkarte mit Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis in Kombination mit dem BahnCard-Rabatt ist nur zul?ssig, wenn 360Ö±²¥°É eine BahnCard Business haben, die vorher im Firmenkundenportal der Bahn gekauft worden ist.
Sind 360Ö±²¥°É nicht im Besitz einer BahnCard, kann der Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis ber¨¹cksichtigt werden.

Online-Buchung per Handy:
Wie genau 360Ö±²¥°É hierbei vorgehen: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Kauf einer Business BahnCard oder einer privaten BahnCard:
Die Kosten f¨¹r die Anschaffung einer Business BahnCard oder einer privaten BahnCard sind erstattungsf?hig. Bitte wenden 360Ö±²¥°É sich an die Reisestelle!

Verfahrenshinweise f¨¹r die Erstattung einer BahnCard

Gem?? Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen vom 22.01.2021:

• F¨¹r BahnCard Business 25 und 50 ist zwingend erforderlich, dass der*die Dienstreisende eine Prognose ¨¹ber die anstehenden Dienstreisen in den n?chsten zw?lf Monaten abgibt. Anschlie?end erfolgt die Erstattung der BahnCard-Kosten (siehe unten).
• Private BahnCard 25 und 50 werden erst erstattet, wenn sich diese vollst?ndig amortisiert haben.
• Die BahnCard 100 ist grunds?tzlich nicht erstattungsf?hig (auch nicht anteilm??ig).

F¨¹r Dienstreisen soll eine BahnCard Business angeschafft werden, da nur mit dieser der Gro?kundenrabatt der Deutschen Bahn gew?hrt wird. Die BahnCard Business kann auch f¨¹r private Reisen genutzt werden. Weitere Informationen zur BahnCard Business finden 360Ö±²¥°É hier.

F¨¹r Anschaffungen folgende Firmenkundennummer verwenden: 4201492

BahnCard Business werden wie folgt erstattet:

• Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
• Es ist erforderlich, dass der*die Dienstreisende eine Prognose ¨¹ber die anstehenden Dienstreisen in den n?chsten zw?lf Monaten abgibt.
• Anschlie?end wird der Anschaffungswert der BahnCard Business mit einem entsprechenden Kontierungsblatt erstattet

Privat angeschaffte BahnCard werden wie folgt erstattet:

• Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
• Nach vollst?ndiger Amortisierung wird der Anschaffungswert der BahnCard mit einem entsprechenden Kontierungsblatt erstattet.
• Der*die Reisende bekommt von der Reisestelle bei vollst?ndiger Amortisierung seiner*ihrer BahnCard einen Auszug mit den entsprechenden Abrechnungsobjekten und den dazu geh?renden anrechenbaren BahnCard-Anteilen (diese werden bei eingereichter Reisekostenabrechnung von der Reisestelle wie bisher errechnet aber nicht anteilig erstattet).

Anhand dieses Auszuges reicht der*die Reisende das hierf¨¹r vorgesehene Kontierungsblatt unter Angabe eines oder mehrere Abrechnungsobjekte in der Reisestelle ein.

• Schreiben des Finanzministeriums v. 02.05.2023

Weitere Hinweise zur Erstattung:

• Da die Erstattung eine vollst?ndige monatliche Amortisierung voraussetzt, ist es notwendig, dass mit der Reisekostenabrechnung ein Nachweis (in Form eines Screenshots) ¨¹ber den regul?ren Fahrpreis eingereicht wird. Sollte die Amortisierung im jeweiligen Monat nur mit mehreren Dienstreisen erreicht werden, sind diese Dienstreisen geb¨¹ndelt f¨¹r einen Monat mit den Reisekostenabrechnungen einzureichen. Eine anteilige Erstattung ist nicht m?glich!
• Zus?tzliche Kosten (z.B. weitergehende notwendige Fahrten mit dem ICE) werden wie bislang erstattet.
• Deutschlandtickets k?nnen nur privat erworben werden. Eine Beschaffung durch die Dienststelle ist nicht m?glich.
• Da das Deutschlandticket im Rahmen eines Abonnements erworben wird, wird darauf hingewiesen, dass in den Monaten, in denen keine oder keine vollst?ndige Amoritiserung nachgewiesen werden kann, seitens der UPB auch keine Erstattung im Rahmen von Dienstreiseabrechnungen erfolgen kann.

F¨¹r Beratungen, auch im Vorfeld bei der Planung von Dienstreisen, steht die Reisestelle gerne zur Verf¨¹gung.

Informationen zu Miet-Kfz finden 360Ö±²¥°É hier.

Wird kein Fahrzeug vom Dienstherrn zur Verf¨¹gung gestellt, wird eine Wegstreckenentsch?digung, wenn Gr¨¹nde vorliegen f¨¹r die Nutzung eines Kfz gem. ¡ì 5 (1) RKG NRW, f¨¹r Dienstreisen im Zeitraum vom 01. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2024 von 35 Cent je Kilometer, f¨¹r zweir?drige Kraftfahrzeuge und Fahrr?der 23 Cent je Kilometer, gew?hrt.

Bitte bevorzugt immer ein Miet-Kfz verwenden!

Gr¨¹nde f¨¹r die Nutzung eines Kfz liegen nur dann vor, wenn der*die Dienstreisende

• Dienstgep?ck mit mehr als 40 kg oder sperriges Dienstgep?ck mitf¨¹hrt,
• andere Hochschulbesch?ftigte auf der Hin- und R¨¹ckfahrt, insgesamt mindestens ¨¹ber die H?lfte der Gesamtstrecke mitnimmt,
• keine Bahnverbindung/ ?PNV zur Verf¨¹gung steht, oder die Fahrt mit ?ffentlichem Verkehrsmittel erheblich zeitaufw?ndiger ist, als die Fahrt mit einem PKW,
• eine Schwerbehinderung vorliegt (Ausweis mit Merkmalen aG, Bl oder G),
• au?erhalb der zumutbaren Reisezeit (22.01 Uhr bis 05.59 Uhr) reist oder
• mehrere Gesch?ftsorte an einem Tag aufsucht.

Mitnahmeentsch?digung

F¨¹r die Mitnahme von weiteren Hochschulangeh?rigen im eigenen PKW sowie Sachen, die erfahrungsgem?? eine ¨¹berm??ige Abnutzung des Kraftfahrzeugs bewirken, wird eine Mitnahmeentsch?digung von 5 Cent je Kilometer gew?hrt.

Wird aus dienstlichen Gr¨¹nden ein Kraftfahrzeuganh?nger mitgef¨¹hrt, wird eine Entsch?digung von 10 Cent je Kilometer gew?hrt.

Die Namen der mitreisenden Hochschulangeh?rigen sind in der Abrechnung anzugeben.
Die Erl?uterung des Dienstgep?cks sind ebenfalls in der Abrechnung anzugeben.

Taxikosten sind nur bei Benutzung aus triftigem Grund erstattungsf?hig.
Dieser ist bei der Abrechnung pr?zise anzugeben (Stichhaltige Begr¨¹ndung inkl. Vorlage einer Originalquittung).

Bei einer eint?gigen Dienstreise:

Die H?he des Tagegeldes betr?gt f¨¹r jeden Kalendertag bei Abwesenheitszeiten

1. von mehr als 8 bis 11 Stunden 6 Euro
2. von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 11 Stunden 12 Euro und
3. von 24 Stunden 24 Euro.

Bei einer mehrt?gigen Dienstreise:

F¨¹r den An- und Abreisetag betr?gt das Tagegeld, wenn der Dienstreisende an diesem, einem anschlie?enden oder vorhergehenden Tag au?erhalb seiner Wohnung ¨¹bernachtet, ohne R¨¹cksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 Euro.

Wird den Dienstreisenden unentgeltlich Verpflegung zur Verf¨¹gung gestellt, wird das Tagegeld

• f¨¹r das Fr¨¹hst¨¹ck um 20 Prozent und
• f¨¹r Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagegeldes f¨¹r einen vollen Kalendertag gek¨¹rzt.

D.h. die K¨¹rzung f¨¹r ein Fr¨¹hst¨¹ck betr?gt 4,80 €, die K¨¹rzung f¨¹r Mittagessen und Abendessen betr?gt jeweils 9,60 €.

Nach dem RKG-NRW k?nnen notwendige ?bernachtungskosten erstattet werden.

Die Notwendigkeit von ?bernachtungen ergibt sich schl¨¹ssig aus der Art der Reisef¨¹hrung (Antritt einer Dienstreise m¨¹sste ohne vorherige ?bernachtung bereits vor 6.00 Uhr erfolgen, eine R¨¹ckkehr ohne ?bernachtung w?re erst nach 22.00 Uhr m?glich).

Erstattet werden kann die ?bernachtungspauschale i.H.v. 20,- € pro Nacht ohne Rechnungsbeleg oder mit Rechnungsbeleg die nachgewiesenen ?bernachtungskosten ohne Fr¨¹hst¨¹ck (auf der Rechnungsanschrift muss die UPB vermerkt sein) bis 80,- € ohne Unterscheidung nach Klein- oder Gro?st?dten. H?here ?bernachtungskosten m¨¹ssen in jedem Fall begr¨¹ndet werden.

F¨¹r Hotelbuchungen sind die Firmenkundenrabatte zu nutzen, die hier hinterlegt sind.

Bitte beachten 360Ö±²¥°É die Hinweise zur sogenannten Bettensteuer!

(Anlage zu ¡ì3 Abs. 1 Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO))

Die Liste f¨¹r das aktuelle Jahr 2024 ¨¹ber Auslandstage- und Auslands¨¹bernachtungsgeld finden 360Ö±²¥°É hier.

Zur Erledigung des Dienstgesch?ftes notwendige Auslagen, die gem?? ¡ì 8 RKG NRW als Nebenkosten z. B. erstattungsf?hig sind:

• Bef?rderung des pers?nlichen und dienstlichen Gep?cks
• Zimmerreservierungen
• Eintrittsgeld zum Besuch von Ausstellungen und Teilnehmerkarten zu Tagungen oder Versammlungen, wenn der Besuch oder die Teilnahme dienstlich angeordnet wird.
• Geb¨¹hren f¨¹r dienstlich notwendige Zwecke (z.B. dienstliche W-Lan-Nutzung im Hotel)
• Visageb¨¹hren
• Passgeb¨¹hren und ein Lichtbild, soweit ein Pass zur Erledigung der Dienstgesch?fte erforderlich ist
• Auslagen f¨¹r vom Einreiseland vorgeschriebene Reiseschutzimpfungen (Pflichtimpfungen)
• Auslagen f¨¹r ein vorgeschriebenes Gesundheitsattest

Achtung: Nebenkosten m¨¹ssen durch Originalbelege nachgewiesen werden!

Keine Nebenkosten im Sinne des Landesreisekostengesetzes sind z.B. Auslagen f¨¹r:

• ¨¹bliche gesellschaftliche und repr?sentative Verpflichtungen
• Abschluss einer besonderen Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung), Krankenversicherung oder Reiser¨¹cktrittsversicherung
• Kursverluste beim Verkauf ausl?ndischer Zahlungsmittel; Kursgewinne bleiben reisekostenrechtlich ebenfalls unber¨¹cksichtigt
• BahnCard-Reiseversicherung

Dauert der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben ausw?rtigen Gesch?ftsort l?nger als 14 Tage, wird vom 15. Tag an ein um 50 % erm??igtes Tagegeld gew?hrt. ¡ì 6 Abs. 2 RKG NRW ist zu ber¨¹cksichtigen, d.h. wird dem Dienstreisenden ihres Amtes wegen unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung zur Verf¨¹gung gestellt, die verpflichtend anzugeben sind, ist unabh?ngig von der tats?chlichen Inanspruchnahme das zustehende Tagegeld vom vollen Tagesgeldsatz f¨¹r das Fr¨¹hst¨¹ck um 20 % und f¨¹r das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % zu k¨¹rzen.

Wird eine zuvor genehmigte Dienstreise aus triftigen Gr¨¹nden nicht ausgef¨¹hrt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem Landesreisekostengesetz NRW ber¨¹cksichtigungsf?higen Auslagen erstattet (Reisevorbereitungskosten).

Bitte unbedingt vor der Stornierung einer Dienstreise aus triftigen dienstlichen Gr¨¹nden (hierzu z?hlt auch eine Gef?hrdung durch die Corona-Pandemie) die Stornobedingungen beachten, damit unvermeidliche Stornokosten so gering wie m?glich gehalten werden.
Bitte bestehen 360Ö±²¥°É bei der Stornierung auf die R¨¹ckerstattung des gezahlten Betrages. Die Annahme von Gutscheinen ist zu vermeiden!
Ebenso sind die Belege (Original) sowie einen Nachweis dar¨¹ber, dass die entstandenen Kosten versucht wurden, zu stornieren und so gering wie m?glich zu halten, beizuf¨¹gen.

Hierzu reichen 360Ö±²¥°É bitte eine Abrechnung mit den nicht stornierbaren Kosten in der Reisestelle, innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten nach dem geplanten Reiseende, ein.

Eine Checkliste zur Abrechnung von Storno-Kosten finden 360Ö±²¥°É hier.

Informationen zur Stornierung von Fahrkarten der Deutschen Bahn finden 360Ö±²¥°É hier.

Die Erstattung eines Corona Tests erfolgt nur, wenn diese zwingend erforderlich vom Veranstalter vorgeschrieben ist. Dieses muss schriftlich nachgewiesen werden!